Så maximerar du värdet och minimerar riskerna i projekt

Vi befinner oss i en unik situation just nu. Det är inte möjligt att förutse de exakta konsekvenser som denna unika situation kommer att försätta oss i, men vi kan förvänta oss allvarliga konsekvenser för hela byggbranschen. Liksom många andra branscher bör vi räkna med ekonomiska konsekvenser och andra påföljder trots uttalanden om ekonomiskt stöd från staten och Riksbanken. Det är därför av yttersta vikt att agera för att minska den negativa påverkan för varje projekt och i förlängningen för företaget som helhet.

Omständigheterna kan också ge en chans till reflektion. Nu är det hög tid för genomlysning av projektets ekonomi och kostnadsdrivande poster som kan ge besparingsmöjligheter utan att projektets kvalitet blir lidande. Förutsägbarhet skapar trygghet.

Tänk på detta

En väl genomarbetad plan för utmaningar som kan uppstå är värdefullt. Här följer några ämnen och områden som du/ni kan fundera på:

Skapa kontroll över processen; Vad ingår i prognosen och vilka poster kan komma att påverkas? Hur ser tillgång på material, leveranser och personal ut den närmaste tiden? Vilka tjänster kan bli en bristvara och hur kommer dessa poster påverka kalkylen och slutresultatet? Olika ersättningsmodeller kommer att ha olika påverkan för beställare respektive entreprenör. Detta i sin tur kommer att påverka projekten och den finansiella risken som finns i projekten.

Se över avtalsmässiga implikationer; Hur ser de avtal ut som ingåtts? I situationer likt den som pågår just nu är det av största vikt att veta vilka rättigheter och skyldigheter avtalsparterna har kommit överens om och att de i största mån efterföljs. Finns det exempelvis ingående avtal med force majeure-klausuler? Skulle force majeure-klausulen tillämpas innebär det i förlängningen att en avtalspart kan befrias från sina skyldigheter att leverera enligt avtal.

Likviditetsstyrning; Betalningsplaner bör ses över för att säkerställa att betalningarna exakt återspeglar upparbetade kostnader enligt tidsplan och bör sedan justeras för att spegla de nuvarande omständigheterna i den mån det är möjligt att förutsäga dessa. Granska design-, utvecklings- och finansieringsdokument utifrån olika scenarion och vad detta skulle kunna få för påverkan. Vilka betalningsskyldigheter har ni för kostnadsökningar i samband med ett sådant förfarande.

ÄTA hantering; Det är vanligt förekommande att ÄTA-hantering ökar under ekonomiskt ansträngda tider, entreprenörer gör allt i sin makt för att öka på marginalerna. Det är därför av stor vikt att från början ha en tydlig stark linje gällande hanteringen men bibehålla ett rättvist klimat. En ÄTA ska alltid värderas mot kontrakt och innehålla adekvat information för att möjliggöra en rimlig kostnadsutvärdering av föreslagen ändring.

Value Engineering: Granska projektets förutsättningar och möjligheter. Finns det möjligheter att tillhandahålla samma funktioner till en lägre kostnad utan att kompromissa med funktionaliteten eller kvalitén i projektet? Överväg alternativa lösningar som kan bidra till effektiviseringar. Desto tidigare i projektet Value Engineering kan tillämpas desto större effekt och mer värde kan skapas.   
Kommunikation och samarbete; Nu är det viktigare än någonsin att ha en öppen och tydlig dialog där förändringar, såsom förseningar eller kostnadsökningar kan upptäckas. Sker dialogen i god tid skapar man en större möjlighet till bra lösningar.

Byggbranschen kommer med största sannolikhet att påverkas. Dock kan denna oväntade situation med ändrade förutsättningar i projekten leda till ökad effektivitet och möjligheter att skapa ett ökat värde.

Adrian Knapp, vd Arris, specialister på byggekonomi.